Le Frère Archiviste 

Introduction

Lorsque j'avais été chargé de rédiger un rituel particulier pour le 20^ème anniversaire de notre Loge, j'avais été très heureux de pouvoir consulter des archives pratiquement complètes qui m’ont permis de découvrir l’histoire de notre Respectable Loge et les traces des évènements qui en ont marqué le cours. Un travail particulièrement intéressant qui n’aurait sans doute pas pu être réalisé avec autant de facilités si les documents n’avaient pas été soigneusement classés par les Frères Secrétaires – Archivistes successifs !

Dans toutes nos Respectables Loges, la charge d’Archiviste n’est pas forcément attribuée à un Frère Maître dont ce serait l’unique fonction. Lorsque le nombre de Frères Maîtres est à peine suffisant pour remplir toutes les charges au sein de la Commission des Officiers Dignitaires, il n’est pas rare que celle d’Archiviste soit cumulée avec une autre, bien souvent celle de Secrétaire.

Une charge un peu particulière

La charge d’Archiviste est très particulière. Le but de la présente planche est de faire toute la lumière sur ce que ce Frère doit faire, quand il doit officier, pourquoi, pour qui et comment, et ainsi d’apporter quelques éléments de réponses à nos Frères en formation – les Compagnons principalement – qui pourraient un jour être sollicités pour exercer cette charge.

Toutes les charges sont importantes. Toutes doivent être correctement remplies pour que la Tenue soit des plus réussies. Y compris celle d’Archiviste !

Le Frère qui l’accepte ne fait pas partie de la Commission des Officiers Dignitaires et n’a pas de place particulière sur les Colonnes. De plus, il n’a pas de sautoir particulier.

Cette fonction de conservateur de la mémoire de la Loge est souvent cumulée avec celle de Secrétaire ou d’Architecte.

Description de la charge

Dans le monde profane, nous dirions d’un « archiviste » que c’est la personne qui est chargée d'organiser et de conserver les archives. Au sein de nos Respectables Loges, il y a normalement un Frère Archiviste, préposé à la garde des archives.

Dans les Loges qui n’ont que peu de membres, la charge d’Archiviste est souvent cumulée avec celle de Secrétaire car ce dernier a déjà l’habitude de classer des documents et de conserver au moins ceux de l’année en cours.

L’encyclopédie de l’Internaute nous propose un synonyme pour « Archiviste » : c’est le bibliothécaire. Nous pourrions donc concevoir aisément que la charge d’Archiviste puisse aussi être confiée au Frère Bibliothécaire.

Les archives de la Loge

Que faut-il entendre par « archives » au sein de nos Loges ?

Les archives constituent un ensemble de documents qu’il y a lieu de conserver.

Les usages de la Loge prévoient que le Frère Secrétaire transmette en fin de mandat  les archives de l’année précédente au Frère Archiviste et ceux de l’année écoulée au nouveau Secrétaire. Une parfaite collaboration devrait exister entre les deux Frères pour ce transfert

Quels documents font partie intégrante des archives de la Loge ?

• Le registre officiel des membres de la Loge depuis sa création.

• Les procès-verbaux ou Tracés des Travaux du Cercle fraternel ayant mené à la création de la Loge.

• Les programmes d’activités déterminés par les Commissions d’Officiers Dignitaires successives.

• Les Tracés de toutes les Tenues figurant dans un registre particulier : un registre par degré.

• Les rapports annuels du Frère Secrétaire, du Frère Orateur et du Frère Trésorier, et éventuellement d’autres Officiers Dignitaires, selon les habitudes de la Loge.

• Une copie des états de mutations semestriels ainsi que leurs quatre annexes.

• Les procès-verbaux des réunions de la Commission des Officiers Dignitaires, rassemblés dans un registre.

• Les fiches individuelles des anciens membres accompagnées de leur « Déclaration de croyance » figurant au verso.

N.B. De nos jours, le Règlement général ayant été revu en 2009, il ne s’agit plus d’une « Déclaration de croyance » mais d’un document par lequel il déclare avoir pris connaissance de la Constitution de notre Obédience et la respecter intégralement ainsi que les décrets.

• Le courrier « entrant »:

  • Le courrier émanant du Grand Secrétariat de notre Obédience, et en particulier les Bulletins d’information mensuels et toutes les communications.

  • Le courrier émanant d’autres Respectables Loges. Ce sont souvent des invitations à assister à des Tenues particulières (Installation d’un nouveau Vénérable ; commémoration d’un anniversaire de la Loge ; Tenues funèbres, etc.).

• Le courrier adressé aux membres de la Loge, et en particulier :

  • Les convocations des candidats aux interrogatoires sous le bandeau.

  • Les convocations des candidats pour leur Initiation.

  • Les convocations des Frères Apprentis pour la cérémonie de leur Passage au degré de Compagnon.

  • Les convocations des Frères Compagnons pour la cérémonie de leur Elévation au Sublime degré de Maître Maçon.

  • Les convocations aux Tenues tracées par les Frères Secrétaires successifs.

  • Les convocations aux réunions de la Commission des Officiers Dignitaires.

  • Les convocations destinées aux Frères qui doivent prêter leur obligation en vue de leur affiliation.

• Le courrier adressé aux autres Respectables Loges, et en particulier :

  • Les invitations pour des Tenues particulières (Installation du nouveau Vénérable Maître, Tenues funèbres, anniversaire de la Loge,etc.).

• Les travaux présentés à la « stalle de l’Orateur ». Ce sont :

  • les planches tracées par des Frères Maîtres, membres de la Loge ;

  • les planches dites « d’augmentation de salaire » des Frères Apprentis et Compagnons ;

  • les planches tracées par des Frères conférenciers venus d’autres Loges.

Des documents facultatifs

Selon les usages au sein de la Loge, on peut aussi imaginer que le Frère Archiviste conserve, soit sur support informatique, soit sur support papier, des tableaux renseignant le taux d’assiduité des Frères. Ces renseignements pourraient un jour être utiles pour tout chercheur ou historien.

Quels documents ne peuvent pas faire partie des archives de la Loge ?

D’une manière générale, tout document ayant servi de près ou de loin à l’approche d’un candidat, aux enquêtes le concernant, et essentiellement :

• les réponses d’un Profane au questionnaire préliminaire ;

• les rapports d’enquêtes.

Ceux-ci doivent impérativement être détruits par le Frère Secrétaire dès qu’un candidat a été initié.

L’Archiviste de l’Obédience

Dans notre Obédience il y a un Grand Officier chargé de collationner les archives de la Grande Loge Régulière de Belgique : c’est le Grand Bibliothécaire – Archiviste. Il fait partie du Collège des Grands Officiers, pas du Grand Comité.

Brève conclusion

La charge d’Archiviste est une charge parmi les plus importantes dans la Loge. Elle doit être confiée à un Frère dévoué, désireux de servir, et soigneux dans sa tâche.

Je tiens à remercier feu le V:. F:. Jean-Marie B. (R:. L:. 25) et le F:. Raymond P. (R:. L:. 26) pour la relecture de cette planche qu’ils ont consenti à effectuer et pour les suggestions qu’ils ont émises pour la compléter.

R:. F:. A. B.